מהן ערכות קבלת פנים לעובד חדש (welcome kit) ומדוע הן חשובות?
ערכות קבלת פנים לעובדים או בשמן הנפוץ יותר "וולקאם קיט" חשובות מכמה סיבות: ראשית, הן עוזרות לעובדים חדשים להרגיש רצויים ומוערכים. הן יכולות גם לעזור לעובדים להרגיש מחוברים יותר לחברה החדשה שלהם ולחברים החדשים לעבודה. בנוסף, ערכות קבלת פנים לעובדים יכולות לכלול מידע שימושי על החברה והמדיניות שלה ובכך ליצור "נחיתה רכה" יותר לעובד החדש. כמו כן, עצם מתן הערכה יכול לעזור לעובדים חדשים להתעדכן במהירות ולהיות פרודוקטיביים יותר. לבסוף, ערכות קבלת פנים לעובדים יכולות לשמש תזכורת לכך שלחברה אכפת מהעובדים שלה ורוצה שהם ירגישו בנוח ותומכים בהם.
ערכות קבלת פנים לעובדים חדשים ("וולקאם קיט") מראות את חוזקת החברה שלך
ערכות לעובדים חדשים הן דרך להראות לכלל העובדים בחברה (החדשים והוותיקים) עד כמה החברה שלך חזקה. הן יכולות לספק שפע של מידע על החברה והתרבות שלה, כמו גם כלים וחומרים שימושיים לימי העבודה הראשונים של העובד החדש. כמובן שהתוכן של ערכת welcome kit מוצלחת לעובד יכול להשתנות, אבל יש כמה דברים שהם די MUST HAVE ונפוצים מאוד בקרב חברות רבות, הם כוללים בד"כ סקירה כללית של ההיסטוריה של החברה, מדיניות ונהלים, מידע על הטבות וזכויות, מפה של מקום העבודה ופרטי יצירת קשר עם עמיתים לעבודה. בנוסף, חברות רבות כוללות פריטים ממותגים כגון חולצות ממותגות לעובדים, כובעים ממותגים או ספלים ממותגים כדי לעזור לעובדים חדשים להרגיש חלק מהצוות במשרד ומהחברה בכלל.
ערכות קבלת פנים לעובדים הן דרך חשובה כאשר רוצים לשפר את החוויה של עובד חדש בחברה. ערכה מעוצבת ומתוכננת היטב יכולה לסייע בהיטמעות של עובד חדש בצורה מהירה וחלקה, ובמקביל גם לספק לו מידע חשוב שהוא צריך כדי להיות פרודוקטיבי מהיום הראשון לעבודתו.
אז מה כדאי לכלול בערכת קבלת הפנים לעובד החדש?
אם אתם מחפשים רעיונות למה צריך להיות כלול בערכת קבלת הפנים לעובד החדש שלכם, הגעתם למקום הנכון. בחלק זה, נספק כמה הצעות על פריטים שיכולים לעזור לעובדים חדשים להרגיש בנוח ולהתקבל בברכה בתפקידם החדש.
חלק מהפריטים שאולי תרצו לכלול הם סקירה כללית של החברה, רשימה של חברי הצוות ופרטי הקשר שלהם, עותק של הצהרת נהלי יחסי עבודה בין עובדים ובין מינים ומגדרים, הצהרת הערכים הכללית של הארגון, מידע שימושי להתמצאות בחברה וחבילת מתנות נאה (הוולקאם קיט המדובר) בתוספת כרטיס ברכה מלבב.
יש הרואים בנוסף חשיבות גבוהה בהתאמת ערכת קבלת הפנים לעובדים חדשים בהתאם לתחום העבודה או למחלקה אליה הוא מגיע. אם גם אתם דוגלים בגישה זו, הקפידו לחלק את הערכות עובדים חדשים שלכם לפי מחלקה או אגף ונסו אף לשאול עובדים חדשים וותיקים (כי מה יותר טוב מניסיון?) איזה מתנות או פרטים או מידע הם יראו כמועילים ביותר עבור עובדים חדשים העושים את צעדיהם הראשונים בארגון.
להלן 4 רעיונות מוכחים לערכת קבלת פנים לעובד שכדאי לנסות:
כאשר עובד חדש נמצא בתהליך קליטה, חשוב לגרום לו להרגיש רצוי ומוערך. דרך מצוינת לעשות זאת היא לתת להם ערכת קבלת פנים לעובדים חדשים. להלן 4 רעיונות לערכות קבלת פנים לעובדים חדשים שתוכלו לנסות:
1. ערכת משרד "קלאסית" לעובד חדש
בחירת וולקאם קיט לעובד חדש עשויה להיות משימה לא פשוטה. על כן לפעמים לא צריך לחפש רחוק, הערכה הקלאסית יכולה לעשות את העבודה ואת החיים לקלים הרבה יותר.
"כשהמעסיק שלי הודיע לי שאנחנו נכנסים לגיוס מסיבי של עובדים חדשים, מאוד התרגשתי. חיכיתי לגדילת הסטארט אפ שלנו כדי לממש את תפקידי ועכשיו סוף סוף הייתה לי ההזדמנות. כשהתחלתי לחשוב כיצד הכי כדאי לקבל את העובד החדש ומה תהיה מתנת קבלת פנים (וולקאם קיט) אולטימטיבית, ידעתי שהיא חייבת לכלול נגיעה אישית בעובד ובנוסף מתנה שתגרום לו להבין שהוא חלק ממשהו גדול, אפילו אגזים ואומר – משפחה." (רינת, מנהלת משאבי אנוש בחברת הייטק ישראלית מוכרת)
"נכנסתי לאינטרנט (גוגל נו מה?) והתחלתי ברדיפה כמעט אובססיבית אחרי ערכת עובד חדש שתהיה לא פחות ממושלמת. אם להיות כנה, יצאתי מבולבלת יותר מאשר הגעתי. לבסוף החלטתי ללכת על חכמת ההמונים, חייגתי לקולגות על מנת לדעת מה הן עשו בחברות שלהן ונדהמתי לגלות שעל אף שזה ענף קטן כל אחת שומרת את הקלפים לעצמה".
"צריך לומר, במהלך הלימודים אף אחד לא מכין אותך באמת לאיך הדברים עובדים בפרקטיקה את זה את צריכה ללמוד בעצמך. כצעד אחרון (יש שיגידו נואש) פניתי לחברת מוצרי פרסום המתמחה בערכות עובדים חדשים (וולקאם קיט) על מנת לראות אם הם יכולים להיות יד מכוונת – מה שהסתבר כבחירה הנכונה ביותר שעשיתי."
הערכה הקלאסית לעובד, מה שמומלץ לעיתים רבות לחברות וסטארט אפים בתחילת דרכם היא ערכה כללית המכילה "סט ראשוני" עבור העובד המתחיל. הערכה (המשתנה מחברה לחברה) כוללת מוצרים בסיסיים למשרד שכל עובד לא יכול להסתדר בלעדיהם דוגמת עט ממותג, מחברת ממותגת, חולצה עם לוגו חברה וכדומה.
2. ספל עם לוגו או בקבוק תרמי ממותג
כאשר מתחילים עבודה חדשה, לרוב ישנם פריטים רבים שעובד חדש צריך כדי להרגיש בנוח ולהתחיל לעבוד. אחד הפריטים הנפוצים ביותר הוא ספל קפה (או תה אם אתם יותר בעניין) או בקבוק תרמי ממותג עם לוגו החברה. זוהי דרך טובה לגרום לעובד להרגיש מחובר לחברה ולמותג שלה עוד ביומו הראשון לעבודה. כמו גם מעיד על כך שלחברה אכפת מהעובדים שלה ורוצה שהם ירגישו רצויים (כי מה מרגיש יותר בבית מללגום מכוס או בקבוק ממותג שהוא רק שלך?).
קיימים סוגים רבים ושונים של ספלים ממותגים ובקבוקים ממותגים, לכן חשוב לבחור באחד איכותי וכזה המשקף היטב את המותג של החברה. חברות מסוימות מציעות לעובד החדש מגוון של ספלים ממותגים ובקבוקים מותאמים אישית המוכנים מראש על מנת שהעובד החדש יוכל לבחור מהם את הדגם או העיצוב המועדף עליו.
3. יומן או מחברת ממותגת אישית עם לוגו החברה
אחת הדרכים לגרום לעובד להשתלבות מהירה בעבודה (בפן הפרקטי שלה) היא לעשות זאת באמצעות מחברת ממותגת אישית או יומן ממותג. בנוסף, זה מעיד על כך שהחברה לקחה את הזמן כדי להתאים אישית את ציוד העבודה עבור העובד ובהכרח גורם לו להרגיש מחובר יותר למעסיק החדש.
כאשר מגיע עובד חדש, חשוב שהוא יגיע מאורגן ומוכן לעבודה, ירשום הערות, נהלים ודברים חשובים שצריך לזכור. איזו דרך טובה יותר לעשות זאת מאשר עם מחברת מותאמת אישית עם הלוגו של החברה שלך? מחברת כזו תעזור לעובד החדש במהלך השבועות הראשונים שלו בעבודה, וישמש כתזכורת תמידית נהדרת למותג או החברה עבורה הוא מגיע כל יום מחדש בבוקר.
4. שלבו את כל מתנות העובד החדשות של החברה לערכת קבלת פנים אחת גדולה (ערכת עובד חדש פרימיום)
כשעובד חדש מצטרף לחברה גדולה ורצינית (או אחת שמכוונת להיות כזו ביום מן הימים) נראה לעתים קרובות ערכות עובד חדש שמכילות מגוון יחסית גדול של מוצרים ממותגים כדי לקבל את פניו לארגון. אמנם המוצרים האלה יכולים להיות קטנים או "זולים" יותר, אך בעת חיבור כולם יחדיו הם מהווים את "השלם הגדול מסך כל חלקיו". ככל הנראה הפתרון הטוב ביותר (עובד לחברות המובילות בעולם) יהיה לשלב את כל הפריטים הללו לערכת קבלת פנים אחת גדולה. ערכה זו יכולה לכלול גרביים ממותגים, עט ממותג, מחברת ממותגת, לוח שנה ממותג, כוס ממותגת עם לוגו החברה או לחלופין בקבוק תרמי ממותג וטרנדי, ועוד כמה פריטים קטנים שישלימו את הערכה. לסיום נכון של הערכה, יש להוסיף כרטיס ברכה לעובד החדש על מנת לקבלו בטעם טוב ועל מנת להבהיר לו שמעתה ואילך הוא חלק ממשפחת החברה.
עד כמה אפקטיבית ערכת קבלת הפנים לעובדים חדשים? האם בכלל כדאי לטרוח להשתמש בשיטה הזו?
כשמקבלים את פניו של עובד חדש, יש הרבה דברים שצריך לטפל בהם - החל מהדרכתם על מערכת או במחשב ועד הצגתם לקולגות שלהם ברחבי המשרד. אבל מה עם היום הראשון שלהם לעבודה? הרבה מחשבה והכנה מושקעת בדרך כלל כדי לוודא שזו תהיה בהכרח חוויה חיובית.
אחת הדרכים לקבל את פני העובדים החדשים היא להציג להם ערכת קבלת פנים (Welcome kit). הערכה עשויה לכלול מכתב או כמה מילים חמות מהמנהל שלהם, קצת מידע על החברה, ואולי אפילו שוקולדים ממותגים עם לוגו החברה להמתקת דרכו החדשה.
אבל איך נדע אם זה יעיל בכלל?
בואו ניתן למספרים לדבר בעד עצמם:
1. קליטה "חלקה" של עובד חדש בחברה עשויה לייצר עלייה של 20% בשיפור שיקול הדעת של העובד (או יציאה מהקופסה).
"יציאה מהקופסה" בהקשר שבו נבדק הוא כאשר עובד משתדל להרחיב את תחומי האחריות שלו מעל ומעבר לחובות הבסיסיות של התפקיד בעבודה שלו. זה לדעת רבים - מה שמבדיל בין עובד טוב לעובד מצוין. מחקר שנערך על ידי אוניברסיטת וורוויק מצא שכאשר העובדים מרגישים שהם חלק מהחברה, ותהליך הקליטה שלהם היה "מוצלח" (מנקודת המבט של העובד כמובן), הרצון שלהם "ביציאה מחוץ לקופסה" גדל ב-20%. המחקר גם הראה שעובדים שהרגישו שהם לא מתאימים או לא קיבלו הכשרה מתאימה היו בעלי סיכוי גבוה יותר לעזוב את החברה. זה מראה שהתהליך קליטת עובד חדש הינה משמעותית וחשובה הן לעובד האינדיבידואל והן לחברה כולה.
2. קליטת עובד חדש "מוצלחת" עשויה לעודד עלייה של 82% בשימורו ולהגביר את הפרודוקטיביות שלו ביותר מ-70%.
במחקר שפורסם לפני מספר שנים ב"ברנדון הול גרופ", חוקרים בדקו כיצד סוגים שונים של השתלבות עובד חדש בחברה משפיעים על שימור העובדים. הם גילו שקליטה והטמעה מוצלחת של עובד עשויה להגיע עד לכדי עלייה של 82% בשימורו בחברה. המחקר מצא גם שעובדים שעברו תוכנית קליטת עובד סדורה עם קבלתם למקום העבודה נוטים יותר להרגיש מעורבים ומחויבים לחברה. תוכניות קליטה סדורות יכולות להיות כל דבר, החל ממתן מידע לעובדים חדשים על החברה ועד מתן הזדמנויות לפגוש את עמיתיהם. חשוב לחברות להשקיע בתוכנית קליטה טובה, מכיוון שהיא יכולה לעזור להפחית את תחלופת העובדים (ממנה סובלות חברות רבות בישראל ובעולם) ולהגביר את הפרודוקטיביות ביותר מ-70%.
3. "לעובדים חדשים שעברו תוכנית השתלבות מובנית היה סיכוי גבוה ב-58% להיות בארגון לאחר שלוש שנים."
כשזה מגיע למספרים, התוצאות לא פחות ממדהימות. אילונה בירנבאום, העומדת בראש קבוצת Wynhurst, הציגה את הנתונים הסטטיסטיים הללו בהתבסס על מחקרים שונים באתר במהלך מצגת בכנס: המחקר מצא שעובדים חדשים שעברו תוכנית קליטת עובד מסודרת היו בעלי סיכוי גבוה ב-58% להישאר עובדי החברה לאחר שלוש שנים של עבודה בה. יתרה מכך, הם גם היו פרודוקטיביים יותר והרגישו מעורבים יותר בחברה.
אז מה הופך תוכנית קליטה לטובה כשמדובר בערכת קבלת פנים לעובד חדש?
גיוס עובדים חדשים היא אחד ההיבטים החשובים ביותר בשימור וצמיחה של חברה, ולעתים קרובות מנהלים, מייסדים וחברי דירקטוריון נוטים להתעלם מהם. המטרה של תוכנית קליטת עובד אפקטיבית ע"י שימוש בערכות וולקאם קיט לעובד החדש היא להביא עובדים חדשים במהירות האפשרית ככל האפשר למצב בו ירגישו כי הם מהווים חלק אינטגרלי מהחברה ולהיות פרודוקטיביים בצוות. תוכנית קליטה טובה צריכה לכלול את כלל המידע שעובד חדש בארגון שלכם צריך (או היה רוצה) לקבל, הצגתו והכרתו לעובדי החברה האחרים (הוותיקים והחדשים כאחד) ומתן ערכת קבלת פנים מעוצבת היטב עם לוגו החברה על מנת ליצור תחושת שייכות.
לפני הזמנת ערכת עובד חדש, יש כמה דברים שכדאי לזכור. ראשית, הערכה צריכה להיות מותאמת אישית ומייצגת את החברה ומתאימה בסבירות הגבוהה ביותר לכלל העובדים בחברה (אין 100%, לעולם לא כולם יהיו מרוצים).
כיצד ליצור את ערכת קבלת הפנים לעובד החדש שלך בצורה הטובה ביותר
בעת גיוס עובד חדש לחברה, לרוב ניתנת לו ערכת קבלת פנים. ערכה זו אמורה לסייע לעובד החדש להתחיל בעבודה ולהכיר את המדיניות והנהלים של החברה. עם זאת, עובדים רבים מגלים כי ערכת קבלת הפנים שלהם אינה מאורגנת נכון (או כמו שהיו רוצים) ולעיתים אף קשה לעיכול או לשימוש.
תכנן את ערכת קבלת הפנים לעובד החדש שלך בצורה יעילה ופרקטית
בדרך כלל יש הרבה דברים חדשים ללמוד ולהסתגל אליהם בבוא עובד חדש, אנשים שונים בעלי גישות וצורות חשיבה שונות. אחת הדרכים להקל על המעבר היא באמצעות ערכת קבלת פנים יעילה ושימושית. ערכה כמובן יכולה לכלול מידע על החברה, התרבות, ההיסטוריה שלה ושאר הדברים שהוזכרו מעלה. אך עם זאת, אם אתה רוצה שערכת קבלת הפנים לעובד שלך תהיה יעילה, פרקטית ושימושית, יש כמה דברים שכדאי לזכור:
הצעד הראשון הוא לוודא שהערכה מותאמת לתרבות ולערכים של החברה שלך. זה צריך להיות רלוונטי גם לתפקיד שהעובד ממלא. לדוגמה, אם אתם מגייסים מהנדס תוכנה, הערכה צריכה להיות רלוונטית עד כמה שניתן ולא כדאי שתכלול מידע על מחלקת המכירות. נסו למקד את הערכה עבור העובד ותפקידו (עד כמה שניתן).
השלב הבא הוא לוודא שתכולת הערכה שימושית ואטרקטיבית. אין ספק שלקבל מתנה עם הגעה למקום חדש זו חוויה נעימה לכולם אך חוויה זו עלולה להתהפך ברגע שפותחים את המתנה (או ערכת העובד החדש במקרה שלנו) ומגלים כי לא קיבלנו את מה שציפינו לקבל. בעבר, חברות רבות טעו במתן ערכות עובד חדש שהיו בגדר "לצאת ידי חובה" כי "כולם עושים" ולא באמת הבינו את החשיבות והתרומה של הדבר לשימור כוח האדם האיכותי בחברה (מספיק להציץ בנתונים למעלה שוב).
השלב השלישי הוא כמובן שיקול התקציב שלך. כולנו היינו רוצים לתת (ולקבל) ערכת עובד מדהימה הכוללת הכל מהכל. אך המציאות קצת שונה, וכדאי לתכנן את התקציב נכון ולדעת להוציא את המיטב מערכת קבלת הפנים לעובד שלך. אם אתם מגייסים עובד חדש, ייתכן שיהיה חכם ליצור ערכה מותאמת אישית לעובד במקום להשתמש במתנה אחת זהה לכולם ובמידה והתקציב לא מאפשר זאת – לנסות להתאים אישית דברים מסוימים בערכה כמו כרטיס הברכה לדוגמה.
השלב האחרון – הוצאת הערכה לעבודה. לעיתים תכנון נכון של ערכה אינו מספיק לכשעצמו. הביצוע צריך להיעשות בהתאם לתכנון ולתשומת הלב הקטנה לפרטים לה ראויה הערכה. בחירת ספק מוצרי פרסום וקידום מכירות איננה עניין של מה בכך והיא בהכרח תשפיע על התוצאה הסופית שהעובד החדש בחברה שלכם יקבל (ובעקיפין כאמור על החברה שלכם). נסו לבחור בחכמה את החברה אתה אתם בונים את ערכת העובד שלכם ואם אתם סומכים על הניסיון שלה, תנו לה להוביל אתכם ולפתוח לכם את המחשבה לרעיונות נוספים וכיוונים חדשים שלא חשבתם עליהם.
בין אם מדובר בחברה קטנה או גדולה, חשוב ליצור סביבה מסבירת פנים לעובדים החדשים שלך. ישנן מגוון דרכים לעשות זאת, אך אחת הפשוטות, היעילות והמוכחות היא באמצעות ערכת קבלת פנים לעובד חדש. ערכה זו עשויה באחוזים גבוהים להגביר את תפוקתו של העובד לצד סיכויים גבוהים לשימורו העתידי בחברה. היא מסייעת בתחושת השייכות של העובד בארגון החדש עליו הוא נמנה, מלמדת ומבהירה את מדיניות ונהלי החברה בצורה פשוטה וידידותית, ואף כוללת את רשימת המתקנים, זכויות ומשאבים הזמינים לעובד.
